Polityka prywatności i RODO

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Bartosz Maniura Smart Ant
Bartosz Maniura
ul. Lompy 20
42-288 Strzebiń
NIP: 5751881966
E-mail: bartosz.maniura@smart-ant.pl

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się pod powyższym adresem e-mail.

2. Jakie dane mogą być przetwarzane?

W związku z kontaktem oraz realizacją usług genealogicznych mogą być przetwarzane w szczególności:

dane kontaktowe klienta,
imiona i nazwiska, w tym nazwiska panieńskie,
daty i miejsca urodzeń, małżeństw i zgonów,
informacje o pokrewieństwie i relacjach rodzinnych,
dane zawarte w drzewach genealogicznych i plikach GEDCOM,
dane zawarte w dokumentach, aktach, fotografiach i innych materiałach przekazanych przez klienta,
informacje pochodzące z archiwów, ksiąg metrykalnych, baz genealogicznych oraz innych źródeł wykorzystywanych podczas badań.

Zakres przetwarzanych danych zależy od charakteru konkretnego zlecenia.

3. W jakim celu przetwarzane są dane?

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:

udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
przygotowania wyceny i ustalenia zakresu współpracy,
realizacji zleconych badań genealogicznych,
weryfikacji i opracowywania drzew genealogicznych,
przygotowania plików GEDCOM, PDF i innych materiałów genealogicznych,
kontaktu z klientem podczas realizacji zlecenia,
realizacji obowiązków księgowych i podatkowych,
ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń.

4. Podstawa prawna przetwarzania

W zależności od sytuacji dane osobowe są przetwarzane:

w celu podjęcia działań na żądanie klienta przed zawarciem umowy oraz wykonania zawartej umowy — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowych i księgowych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
w zakresie niezbędnym do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora, np. zabezpieczenia i dochodzenia roszczeń — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
na podstawie zgody — jeżeli w konkretnej sytuacji przetwarzanie danych wymaga jej uzyskania.

5. Dane dotyczące członków rodziny

Realizacja badań genealogicznych z natury może wymagać przetwarzania informacji dotyczących innych członków rodziny niż osoba zlecająca usługę.

Dane takie mogą pochodzić m.in. z materiałów przekazanych przez klienta, dokumentów rodzinnych, aktów stanu cywilnego, ksiąg metrykalnych, archiwów oraz dostępnych źródeł genealogicznych.

Dane dotyczące żyjących osób są wykorzystywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnego zlecenia i nie są publikowane ani udostępniane publicznie w ramach realizacji usługi bez odpowiedniej podstawy prawnej.

6. Dane osób zmarłych

Przepisy RODO co do zasady nie mają zastosowania do danych dotyczących osób zmarłych.

Materiały genealogiczne mogą jednak zawierać jednocześnie informacje dotyczące osób zmarłych oraz osób żyjących. Dane dotyczące osób żyjących są przetwarzane zgodnie z zasadami opisanymi w niniejszej polityce.

7. Komu mogą być przekazywane dane?

Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, których udział jest niezbędny do prowadzenia działalności lub realizacji zlecenia, w szczególności dostawcom usług informatycznych, hostingowych, poczty elektronicznej, usług księgowych oraz — jeżeli wymaga tego zlecenie — podmiotom uczestniczącym w przygotowaniu materiałów lub wydruków.

Dane nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach marketingowych.

8. Jak długo przechowywane są dane?

Dane związane z realizacją zlecenia są przechowywane przez okres niezbędny do jego wykonania, rozliczenia oraz przez okres konieczny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

Dokumenty, których przechowywanie jest wymagane przepisami prawa, w szczególności dokumentacja księgowa i podatkowa, są przechowywane przez okres wynikający z obowiązujących przepisów.

Materiały przekazane przez klienta oraz materiały robocze powstałe podczas realizacji zlecenia, w szczególności pliki GEDCOM, kopie drzew genealogicznych, skany dokumentów, fotografie oraz inne pliki zawierające dane genealogiczne, są usuwane najpóźniej w ciągu 6 miesięcy od zakończenia realizacji zlecenia.

Materiały mogą zostać usunięte wcześniej na żądanie klienta, o ile ich dalsze przechowywanie nie jest niezbędne do wykonania umowy, realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa lub zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

Dłuższe przechowywanie materiałów może nastąpić, jeżeli zostanie to odrębnie uzgodnione z klientem lub istnieje inna podstawa prawna do ich dalszego przetwarzania.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

W przypadkach przewidzianych przez RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

dostępu do swoich danych,
sprostowania danych,
usunięcia danych,
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli podstawą przetwarzania była zgoda.

Zakres poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej i celu przetwarzania danych.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niektóre informacje mogą być niezbędne do udzielenia odpowiedzi, przygotowania wyceny lub realizacji usługi.

W przypadku badań genealogicznych brak podstawowych informacji pozwalających zidentyfikować poszukiwaną osobę lub rodzinę może uniemożliwić albo znacznie ograniczyć możliwość przeprowadzenia poszukiwań.

11. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne mające na celu ochronę przetwarzanych danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub ujawnieniem.

Zakres stosowanych zabezpieczeń jest dostosowany do charakteru przetwarzanych danych oraz sposobu realizacji usługi.

12. Pliki cookies i dane techniczne strony

Strona internetowa może wykorzystywać pliki cookies niezbędne do jej prawidłowego działania oraz przetwarzać podstawowe dane techniczne związane z korzystaniem z witryny, takie jak adres IP, informacje o przeglądarce lub dane zapisywane w logach serwera.

Jeżeli na stronie zostaną uruchomione dodatkowe narzędzia analityczne, marketingowe lub inne usługi wykorzystujące pliki cookies, niniejsza polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana.

13. Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian sposobu świadczenia usług, wykorzystywanych narzędzi lub obowiązujących przepisów.

Aktualna wersja polityki jest publikowana na tej stronie.